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Formal letters in Italian

Formal letters are used for matters of work and business. Often we don't know who we are writing to. We could write to, for example:

a public body ,
a business department,
the manager of a company
the head of a university department
a freelance professional

Because we don't know the person, the language used is formal and we always use the "Lei" and "Voi" form.

   

Sender

Enrico Bianchi
Via Roma, 8
09100 Cagliari

Recipient

Dott. Luca Monti
Responsabile del personale
Casa editrice Karalit,
Via Spagna, 1
09100 Cagliari

Place and date

Cagliari, 01 marzo 2011

Reference

RIF. Vs. 67526/5/PRESELEZIONE

Subject

Oggetto: Candidatura professionale.

Opening greeting

Egregio Dott. Monti,

Introduction

La contatto in merito all'offerta di impiego. Ho svolto per anni e con soddisfazione la funzione di editor qualificato presso una nota casa editrice spagnola. Attualmente sono alla ricerca di un nuovo rapporto di lavoro e per tale ragione sono in grado di garantire disponibilità immediata.

Body of letter

Ritengo che le mie competenze e le esperienze maturate in precedenza possano essere adeguate ai requisiti da voi stabiliti per la posizione lavorativa offerta. Sono pertanto interessato e disponibile ad un incontro diretto che le consenta di valutare meglio una mia eventuale assunzione.

Allego il curriculum delle mie precedenti esperienze professionali con indicazione delle referenze personali.

Closing greeting

In attesa di una Sua risposta, Le porgo i miei più cordiali saluti.

Signature

Enrico Bianchi

Attachments

Allegati: 1 Curriculum Vitae con referenze.

Authorisation of use of contents

Autorizzo il trattamento dei miei dati personali in applicazione della legge 675/1996.

 

So we can see that the letter has quite a rigid structure including:

  • The sender who sends the letter.
  • The recipient who the letter is sent to.
  • The place and date the letter was written.
  • If applicable, the reference used to refer to an older document with the date and protocol number:

    Rif. Vs. (vostro riferimento) 01/02/2011
    Rif. Ns. (nostro riferimento) AS-25
    Ns/rif. 04-03-2011
    Vs/rif 3A / 55

  • The subject which summarises the content of the letter.
  • The opening greeting:

    Gentile Signora
    Gentile signora/signorina + cognome
    Egregio Signore/Dottore
    Egregio signor/dottor + cognome

    Abbreviations:
    Gent.ma Sig.ra o sig.na (Gentilissima Signora o Signorina)
    Egr. Sig. + cognome = Egregio Signor …
    Sig.ra + cognome = Signora …
    Sig.na + cognome = Signorina …
    Spett.le + nome della ditta = Spettabile …
    Alla Cortese att.ne (attenzione)
    C.A (cortese attenzione)
    C.Att.ne (cortese attenzione)
    C.C. (cortese conoscenza) oppure P.C. ( Per conoscenza)

    If the addressee has a title, it is better to use it. So we can write:

    Dott. - Dott.ssa (dottore - dottoressa = if he/she has a degree),
    Avv. (avvocato - lawyer),
    Geom. (geometra - surveyor),
    Ing. (ingegnere - engineer),
    Arch. (architetto - architect),
    Rag. (ragioniere - accountant)

  • The introduction which introduces the subject of the letter
    Con la presente siamo a comunicare/ formalizzare quanto segue ...
    In riferimento al colloquio telefonico ...
    In riferimento alla Vostra richiesta ...
    In riferimento a quanto in oggetto ...
    Come anticipato telefonicamente ...
    Come da accordi in data ...
    In risposta alla Sua/Vostra lettera/mail/fax del ...
    In allegato invio ...
  • The body of the letter with the main theme of the letter
  • The closing greetings:

    Ringraziando anticipatamente per la sempre cortese collaborazione porgo cordiali/distinti saluti.
    Ringraziando per la cortese attenzione che vorrà accordarmi porgo cordiali/distinti saluti.
    In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti e porgo cordiali saluti.
    L’occasione mi è gradita per porgere c.s.
    Grazie e cordiali saluti.
    Le porgo i miei distinti saluti.
    La prego di voler gradire i miei più distinti saluti.
    Distinti saluti.
    Un cordiale saluto.

  • The signature of the sender.
  • Any attachments.

 

See also:

Informal letters in Italian

Italian Course: Unit 35 example informal letter

Italian Course: Unit 37 example formal letter


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