Le lettere formali si utilizzano per comunicazioni di lavoro, commerciali, di studio, amministrative. Spesso non conosciamo il destinatario.

Ad esempio:

un ente pubblico,
un dipartimento di un'azienda,
un referente di una ditta,
la segreteria di una facoltà universitaria,
un professionista privato ecc.

Il linguaggio che utilizziamo per questo motivo è formale; usiamo le formule di cortesia codificate e diamo sempre del Lei e del Voi.

Mittente	Enrico Bianchi Via Roma, 8 09100 Cagliari
Destinatario	Dott. Luca Monti Responsabile del personale Casa editrice Karalit, Via Spagna, 1 09100 Cagliari
Luogo e data	Cagliari, 01 marzo 2011
Riferimento	RIF. Vs. 67526/5/PRESELEZIONE
Oggetto	Oggetto: Candidatura professionale.
Formula di apertura	Egregio Dott. Monti,
Introduzione	La contatto in merito all'offerta di impiego. Ho svolto per anni e con soddisfazione la funzione di editor qualificato presso una nota casa editrice spagnola. Attualmente sono alla ricerca di un nuovo rapporto di lavoro e per tale ragione sono in grado di garantire disponibilità immediata.
Corpo	Ritengo che le mie competenze e le esperienze maturate in precedenza possano essere adeguate ai requisiti da voi stabiliti per la posizione lavorativa offerta. Sono pertanto interessato e disponibile ad un incontro diretto che le consenta di valutare meglio una mia eventuale assunzione. Allego il curriculum delle mie precedenti esperienze professionali con indicazione delle referenze personali.
Formula di chiusura	In attesa di una Sua risposta, Le porgo i miei più cordiali saluti.
Firma	Enrico Bianchi
Allegati	Allegati: 1 Curriculum Vitae con referenze.
	Autorizzo il trattamento dei miei dati personali in applicazione della legge 675/1996.

(I nomi di persone e aziende e gli indirizzi sono frutto di invenzione)

Una lettera ha dunque una sua struttura abbastanza fissa caratterizzata da:

• Il mittente, persona o ditta istituto, ente ecc. che spedisce la lettera.

• Il destinatario, persona o ditta, ente, istituto a cui è destinata la lettera.

• Il luogo e la data in cui la lettera viene scritta.

• Il riferimento, usato per riferirsi a un documento precedente, è costituito dalla data o dal numero di protocollo.

  Rif. Vs. (vostro riferimento) 01/02/2011
  Rif. Ns. (nostro riferimento) AS-25
  Ns/rif. 04-03-2011
  Vs/rif 3A / 55

• L'oggetto che indica in modo riassuntivo il contenuto della lettera.

• La formula di apertura

  Gentile Signora
  Gentile signora/signorina + cognome
  Egregio Signore/Dottore
  Egregio signor/dottor + cognome

  Abbreviazioni:
  Gent.ma Sig.ra o sig.na (Gentilissima Signora o Signorina)
  Egr. Sig. + cognome = Egregio Signor …
  Sig.ra + cognome = Signora …
  Sig.na + cognome = Signorina …
  Spett.le + nome della ditta = Spettabile …
  Alla Cortese att.ne (attenzione)
  C.A (cortese attenzione)
  C.Att.ne (cortese attenzione)
  C.C. (cortese conoscenza) oppure P.C. ( Per conoscenza)

  Se il destinatario possiede un titolo riconosciuto è bene scriverlo, sostituendolo al semplice Signor o Signora. È possibile dunque utilizzare:

  Dott. - Dott.ssa (dottore - dottoressa = che possiede il titolo di Laurea),
  Avv. (avvocato),
  Geom. (geometra),
  Ing. (ingegnere),
  Arch. (architetto),
  Rag. (ragioniere), ecc.